Ter uma rotina produtiva e equilibrada é essencial para profissionais que desejam cumprir suas atividades profissionais e ter tempo para outras coisas importantes na vida pessoal.
Dentro do nosso método As 6 Chaves enfatizamos a importância de uma rotina leve e equilibrada para que bons resultados sejam alcançados, e temos este tema como um dos pilares da Chave 5.
Hoje trouxemos algumas dicas para te ajudar a organizar um dia na sua rotina de trabalho, com um cronograma de horários divididos por tarefa. Confira:
1. Primeiro ponto: Organize suas tarefas:
Uma das principais maneiras de aumentar a produtividade é ter uma lista organizada das tarefas que precisam ser feitas. Isso ajuda a evitar o esquecimento de atividades importantes e a priorizar as tarefas que são mais urgentes ou importantes.
2. Defina prioridades:
É importante saber quais tarefas devem ser feitas primeiro, para que você possa usar o seu tempo de maneira mais eficiente. Priorize as tarefas que têm prazos mais curtos ou que são mais importantes para o seu trabalho.
3. Estabeleça metas claras:
Ter metas claras pode ajudá-lo a focar em objetivos específicos e medir o seu progresso ao longo do tempo. Certifique-se de que suas metas sejam realistas e alcançáveis.
4. Evite distrações:
As distrações são um grande inimigo da produtividade. Tente minimizá-las, desativando as notificações do celular e evitando sites de redes sociais durante o trabalho. Além disso, certifique-se de que o seu ambiente de trabalho esteja livre de distrações, como barulhos ou pessoas que falam muito.
5. Faça pausas:
Fazer pausas regulares é importante para manter a produtividade ao longo do dia. Isso ajuda a manter a energia e a evitar o cansaço mental. Tente fazer pequenas pausas a cada hora ou duas, e faça uma pausa mais longa no meio do dia para se desconectar do trabalho.
6. Pratique atividades físicas:
Fazer exercícios é uma ótima maneira de aumentar a energia e reduzir o estresse. Além disso, ajuda a melhorar a saúde geral e pode melhorar a qualidade do sono.
7. Dedique tempo para atividades pessoais:
É importante reservar um tempo para atividades pessoais e Hobbies. Isso ajuda a equilibrar o trabalho e a vida pessoal e pode reduzir o estresse e a ansiedade.
8. Aprenda a delegar:
A delegação pode ajudar a reduzir o estresse e permitir que você se concentre nas tarefas mais importantes. Se houver tarefas que possam ser realizadas por outras pessoas, não hesite em delegá-las.
9. Estabeleça limites de trabalho:
É importante estabelecer limites claros entre o trabalho e a vida pessoal. Tente não responder e-mails ou ligações fora do horário de trabalho, e evite levar trabalho para casa.
10. Durma o suficiente:
Ter uma boa noite de sono é fundamental para manter a energia e a produtividade durante o dia. Tente dormir pelo menos sete horas por noite e evite o uso de eletrônicos antes de dormir.
Agora de maneira prática, vamos ver como você pode organizar uma rotina de trabalho de 8 horas com equilíbrio. Eu sei que organizar e dividir um dia de trabalho para cumprir uma agenda cheia de atividades pode parecer desafiador, mas com disciplina, organização e seguindo algumas etapas simples, é super possível. Vamos lá:
- Liste todas as suas atividades do dia: O primeiro passo é fazer uma lista de todas as atividades que precisam ser cumpridas;
- Determine o tempo necessário para cada atividade: Analise cada atividade e determine quanto tempo será necessário para concluí-la. Leve em consideração fatores como complexidade, recursos necessários e a sua própria velocidade de trabalho;
- Priorize as atividades: Classifique as atividades em ordem de prioridade, levando em consideração o prazo e a importância de cada uma;
- Depois, divida o tempo disponível: Divida as 8 horas disponíveis ao longo do dia em intervalos que permitam que você cumpra as atividades e tenha o seu tempo de pausa. Considere a sua produtividade ao longo do dia, o horário de maior energia e os momentos em que você tende a ficar mais cansado;
- Não deixe de incluir o tempo para pausas: É importante reservar tempo para pausas regulares ao longo do dia para ajudar a manter a energia e a concentração. Certifique-se de incluir pelo menos uma pausa de 15/30 minutos pela manhã e outra pela tarde;
- Monitore o seu progresso: Acompanhe o progresso durante o dia, certificando-se de cumprir as atividades conforme o previsto. Se perceber que está atrasado em alguma atividade, reavalie o tempo necessário para concluí-la e faça ajustes na sua agenda;
Aqui está um exemplo de como organizar e dividir um dia de trabalho de 8 horas para cumprir uma agenda de atendimentos ou reuniões com clientes:
08:30-09:30 – Atividade 1 (1 hora)
09:30-10:00 – Pausa para café e descanso (30 minutos)
10:00-11:00 – Atividade 2 (1 hora)
11:00-12:00 – Atividade 3 (1 hora)
12:00-13:00 – Pausa para almoço (1 hora)
13:00-14:00 – Atividade 3 (1 hora)
14:00-15:00 – Atividade 4 (1 hora)
15:00-15:30 – Pausa para descanso (30 minutos)
15:30-16:30 – Atividade 5 (1 hora)
16:30-17:00- Atividade 6 (30 minutos)
17:00-17:30 – Revisão de tarefas concluídas e preparação para o dia seguinte (30 minutos)
Observe que essa é apenas uma sugestão e que você deve ajustar a sua agenda com base nas suas próprias necessidades e na complexidade de cada atividade. Lembre-se de que a chave para uma agenda eficaz é ser realista e flexível, se você trabalha com serviços personalizados por exemplo você deve observar o tempo que você usa para cada atividade com o seu cliente/aluno/paciente e ajustar a sua rotina com base nisso e na sua meta de receita.
Exemplo: um psicólogo.
Se ele cobra R$ 500,00 por mês para cada paciente, ele precisa de 4 pacientes por dia, ou seja 20 por semana para gerar a nossa receita mínima, 10.000,00 por mês. Então ajusta na rotina acima 4 atividades de atendimento, uma atividade sempre reservar para cuidar do seu marketing/posicionamento (não pode esquecer disso), e ainda sobra uma atividade.
Se ele cobrar R$ 600,00 mês, o número de pacientes diminui e sobra mais espaço na rotina para encaixar outras atividades.
Se for alguém que trabalhe com mentorias e cobre R$ 2.000,00 para cada aluno, essa pessoa precisa de 5 alunos por mês para a receita mínima de 10.000,00. Porém, a mentoria nós sabemos que o atendimento no geral não leva somente 1 hora então, aqui é preciso ajustar usando 2, 3 espaços de atividades e organizando para essa realidade.
O importante é manter tudo dentro da janela temporal sugerida para que você consiga espaço para cuidar da sua saúde, fazer coisas que você gosta, ficar com quem você ama, estudar e outras coisas.
A depender da sua rotina de trabalho você consegue encaixar essas atividades entre às 08:00 – 17:30, se não for possível, você organiza a malhação na parte da manhã bem cedinho, e após às 17:30 você reserva para momentos pessoais e com a sua família.
Observe também o quanto a precificação correta faz a diferença na rotina de Alto Valor. Se você cobra um valor muito baixo, você não consegue por exemplo ficar nas metas que colocamos acima. Imagina quem cobra R$ 50,00 por uma consulta?
Então o primeiro passo aqui é ter essa consciência de que é humanamente impossível você praticar preços muito abaixo da média, e desde já buscar recursos para nivelar esse seu preço por cima, cobrando um valor justo que te possibilite uma rotina normal e inclusive um atendimento de mais qualidade.
E é isso! Seguindo esses passos, é possível criar uma rotina mais produtiva e equilibrada para você que presta serviços, que te permita cumprir suas atividades profissionais e ainda ter tempo para outras coisas importantes na vida pessoal.
E se você é um profissional que presta serviços e precisa de ajuda nisso pois está cansado de se sentir sobrecarregado e estressado, eu quero te fazer um convite.
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